一、   跟单员基本工作及要求

（1）   销售订单处理

1、将客户订单转成书面订单并录入订单跟踪表，以便进行跟踪。并在确认交期后回复订单，订单处理与回复不得超过24小时。

2、下单时反复与客户核对下单型号、数量、交期等问题。

3、客户的订单原件按照订单完成状态分类整理成：待处理订单、已完成订单以便分类检索。

4、书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。

（2）   销售送货安排

5、 根据客户订单要求交货时间、订单的紧急程度以及客户的信誉度结合库存情况及在途物料等情况安排发货；

6、涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员安排发货需要与销售主管和财务做相应的沟通。

（3） 销售回款跟踪

7、填写销售对账单并与财务对账确认后汇总，给销售人员提供准确及时的收款信息。客户未及时回款的要向销售主管提醒并报知财务注意。

8、到期应收款的，提前一天与财务核对好并整理好收款单据交付业务员去收款。

9、每月度结束后，销售跟单必须与3天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。

（4） 客户档案的管理

10、新客户及时登记客户登记表：务必将客户的准确的名称，地址、联系人、电话、传真、结算方式等数据完整无误输入登记表，以便销售开单时自动查询相关数据；

11、 客户产品价格信息及时填写或者更新进客户登记表，以便保持数据的准确性，减少对账送货工作的复杂性。

12、客户资料有变更的必须及时变更。

（5） 计算报价单

13、客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户，需要填写报价单报财务和总经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。

14、客户产品是使用新材料的，接到客户订单时必须请示总经理客户报价是否需要做变更，如需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。

（6） 客户服务

15、客户来访接待：客户来访应该做到热情周到，如果因故不能接待的，务必请其它员工代为接待，并跟踪记录客户来访情况。

16、样品的寄送与登记：客户需要样品时与客户沟通清楚后送样给客户，并跟踪回访样品情况。

17、客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次出现。

18、客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。 很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。

（7） 与各部门的沟通及完成主管交办事项的处理

跟单最重要的个人素质是什么？沟通！！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！

二、跟单员的素质要求：

跟单最重要的个人素质是什么？沟通！！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！

1.   表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

2.   专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，型号，质量，便于和客户及生产人员的沟通。

3.   人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。

4.   谈判能力。有口才，有技巧。

5.   物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送等相关知识。